O Meeting 2008

O Meeting 2008 foi realmente minha prova de fogo e, apesar dos contratempos normais dos eventos, considero que passei no teste. Vou contar um pouco sobre as particularidades da organização que antecede a realização do evento e das particularidades do mesmo durante os 3 dias de integração entre equipes

A diretoria escolheu o mês de fevereiro para a realização do evento, porém nosso trabalho começou bem antes. Em agosto já fazíamos pesquisas em vários hotéis brasileiros para ver qual deles teria disponibilidade de apartamentos e se enquadraria nas nossas necessidades (acomodação para 350 pessoas, Salões de convenção, acesso ao hotel, área externa para dinâmica, espaço para a festa de confraternização e o principal: Tarifa)

Escolhemos o Hotel do Frade, em Angra dos Reis. O evento aconteceu no final de semana de 15 a 17/02 (ganhei um presentão de aniversário, ninguém merece....). Definido local e data para o Meeting, passamos para a segunda etapa: logística e produção. Estamos falando de 350 colaboradores de empresas que ficam sediadas no RJ e SP, então eu tinha que me preocupar, e muito, com a locomoção deste pessoal, até porque existiam aqueles que ficariam de plantão e viajariam em um horário mais tarde.

Reservei os ônibus (4 para o pessoal do RJ, 3 para o pessoal de SP e 2 micros para o staff do RJ e SP), agora a preocupação era com a parte técnica do evento - sonorização, filmagem, fotografia, ambientação e palestras. Contei com a ajuda de prestadores de serviço excelentes, agradeço ao Tony, da Playmovie, ao Vanderley, da Tropical Sul e a minha amiga Patrícia, da Flor & Arte.

Com toda a parte técnica definida e planilhada (em um evento todos os custos devem ser orçados de acordo com o budget determinado pela diretoria) tinha que dar conta de uma outra parte do evento que andava em paralelo: a temática que seria abordada. Era o momento de todos o Staff envolvido com o Meeting, se reunir e estudar a melhor temática para o evento. Definimos que seria trabalhado a transformação que a empresa vinha passando, e demos um clima oriental para o Meeting devido toda essência do guerreiro que nós havíamos estudado.

Já com data, local, logística, produção técnica e temática do evento definidos é hora de falarmos do evento em si, porém este assunto fica para amanhã, pois abordarei como foi feita a comunicação e os preparativos para a festa de confraternização......